在傳統(tǒng)的工作流自動化技術工具中，會由程序員產(chǎn)生自動化任務的動作列表，并且會用內部的應用程序接口或是專用的腳本語言作為和后臺系統(tǒng)之間的界面。機器人流程自動化會監(jiān)視使用者在應用軟件中圖形用戶界面（GUI）所進行的工作，并且直接在GUI上自動重復這些工作。因此可以減少產(chǎn)品自動化的阻礙，因此有些軟件可能沒有這類用途的API。 機器人流程自動化工具在技術上類似圖形用戶界面測試工具。這些工具也會自動的和圖形用戶界面上互動，而且會由使用者示范其流程，再用示范性編程來實現(xiàn)。機器人流程自動化工具的不同點是這類系統(tǒng)會允許資料在不同應用程序之間交換。例如接收電子郵件可能包括接收付款單、取得其中資料，輸入到簿記系統(tǒng)中。